E-Rechnung auf Englisch und für Kunden im Ausland
Sie fakturieren auch an Kunden außerhalb Deutschlands und brauchen Rechnungen auf Englisch, mit der richtigen Steuerangabe, Lieferbedingungen und einer Bankverbindung, die zum Kundenland passt? Sprache, Lieferbedingungen und Bankverbindung hinterlegen Sie je Kunde oder je Land, die Steuerregelung wählen Sie bewusst je Rechnung.
So funktioniert es
Hinterlegen Sie Ihre USt-IdNr., auf Wunsch EORI- und AEO-Nummer sowie weitere Bankverbindungen. Bei jeder Bankverbindung tragen Sie Länder ein, in denen sie zusätzlich erscheinen soll. Optional schalten Sie „Rechnungssprache automatisch nach Land des Kunden“ ein.
Die Rechnungssprache, Deutsch oder Englisch, wählen Sie je Rechnung, je Geschäftspartner oder in der Importspalte „sprache“. Mit dem Profilschalter richtet sie sich nach dem Land des Kunden: Deutschland, Österreich, die Schweiz, Liechtenstein und Luxemburg bekommen Deutsch, alle anderen Länder Englisch.
Sie wählen, ob es eine innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse-Charge, eine Ausfuhrlieferung oder ein nicht steuerbarer Umsatz ist. Das Programm wählt das nicht für Sie, prüft aber die Pflichtangaben zur gewählten Regelung.
Tragen Sie bei Bedarf Lieferanschrift, Lieferbedingungen (zum Beispiel Incoterms) und die Währung ein. Bei einer Fremdwährung wird der amtliche Kurs der EZB vorbelegt.
Das PDF entsteht in der gewählten Sprache. In den E-Rechnungsdaten stehen die festen Texte zu Zahlung und Steuerbefreiung dann ebenfalls auf Englisch.
Was genau unterstützt wird
Deutsch und Englisch
Es gibt zwei Rechnungssprachen, weitere nicht. Die Sprache gilt für den Text des PDF, das Datumsformat (14 Feb 2026) und das Zahlenformat (1,234.50). Wer eine eigene Word-Vorlage nutzt, kann zusätzlich eine englische hinterlegen und die Beschriftungen je Sprache anpassen. Über die Schnittstelle gilt Englisch nur mit invoice.language: "en", ohne Angabe bleibt die Rechnung deutsch.
Welche Texte englisch werden
In einer englischen Rechnung stehen im XML auf Englisch: die festen Sätze der Zahlungsbedingung samt Skonto-Satz, der Grund der Steuerbefreiung, die Gründe für Rabatt, Zuschlag und Nachlass, die Pflichtangaben zum Verkäufer sowie Vermerke zu Anzahlungen und Siegel. Ihre eigenen Texte, etwa Positionsbezeichnungen, Kopftext und Lieferbedingungen, bleiben so, wie Sie sie eingeben. Codes bleiben unverändert.
Acht Regelungen zur Auswahl
Standard, Kleinunternehmer, Reverse-Charge, innergemeinschaftliche Lieferung, sonstige Steuerbefreiung nach § 4 UStG, Ausfuhrlieferung in ein Drittland, Nullsatz und nicht steuerbar (Leistungsort im Ausland). Jede Regelung schreibt die passende Steuerkategorie, wo vorgesehen den Befreiungscode (zum Beispiel VATEX-EU-IC) und den Befreiungsgrund ins XML sowie einen Hinweis ins PDF.
Was je Regelung vorausgesetzt wird
Innergemeinschaftliche Lieferung: die USt-IdNr. des Kunden. Reverse-Charge: die USt-IdNr. von Verkäufer und Kunde. Ausfuhrlieferung: die USt-IdNr. des Verkäufers. Nicht steuerbar: eine Steuernummer oder Registernummer des Verkäufers, denn die USt-IdNr. lässt das Programm in dieser E-Rechnung weg, und die Kombination mit XRechnung ist nicht zulässig. Fehlt etwas, erscheint vor dem Erzeugen eine Fehlermeldung.
Lieferanschrift und Lieferland
Eine abweichende Lieferanschrift tragen Sie in der Rechnung ein, sie steht in PDF und XML. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung ohne eigene Lieferanschrift schreibt das Programm die Anschrift des Kunden als Lieferort ins XML, weil EN 16931 dort ein Lieferland verlangt.
Lieferbedingungen, EORI, AEO
Lieferbedingungen wie „FCA München (Incoterms 2020)“ tragen Sie als Freitext ein (bis 300 Zeichen), je Rechnung, am Geschäftspartner als Voreinstellung oder in der Importspalte „lieferbedingungen“. Im XML stehen sie als Notiz mit dem Betreff AAR. EORI- und AEO-Nummer stehen im Profil und erscheinen in der Fußzeile des PDF, nicht im XML.
Zusatzkonto für bestimmte Kundenländer
Je Firma sind bis zu 30 Bankverbindungen möglich. Bei jeder tragen Sie Länder ein, in denen sie zusätzlich angezeigt wird, zum Beispiel NL, BE, LU. Sie erscheint dann bei Kunden in diesen Ländern auf der Rechnung, im XML als zweite Überweisungsverbindung, auf der Zahlseite und im Siegel. Bei Gutschriften und Lastschriften entfällt sie.
Amtlicher Kurs automatisch
Die Rechnungsmaske bietet 29 Fremdwährungen mit amtlichem EZB-Kurs an. Fehlt der Umrechnungskurs, wird der EZB-Kurs zum Leistungsdatum eingesetzt, wahlweise als Tageskurs oder als Monatsdurchschnitt (entspricht dem Umsatzsteuer-Umrechnungskurs des BMF). Quelle und Kursdatum stehen auf dem Beleg, ein eigener Kurs lässt sich eintragen. Die Umsatzsteuer wird zusätzlich in Euro ausgewiesen.
Typische Fallen bei Auslandsrechnungen
Die Steuerregelung wählt niemand für Sie
Eine Rechnung an einen Kunden im Ausland mit 0 % Umsatzsteuer unter „Standard“ wird nicht erzeugt. Das Programm weist darauf hin, dass daraus sonst ein Nullsatz würde, und nennt die passenden Regelungen: im EU-Ausland bei Waren die innergemeinschaftliche Lieferung, bei Dienstleistungen Reverse-Charge, außerhalb der EU bei Waren die Ausfuhrlieferung, bei Dienstleistungen „nicht steuerbar“ mit Leistungsort im Ausland. Welche Regelung steuerlich zutrifft, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
EU-Kunden ohne USt-IdNr.
Steuerfrei innergemeinschaftlich geht nur an Unternehmen mit gültiger USt-IdNr. Bei einem EU-Kunden ohne USt-IdNr. und 0 % unter „Standard“ verlangt das Programm, die Nummer zu ergänzen oder den Steuersatz zu korrigieren. Ob eine hinterlegte Nummer gültig ist, prüft die Rechnungserstellung nicht. Dafür gibt es die USt-IdNr-Prüfung: Sie prüft hinterlegte Kundennummern regelmäßig über EU-VIES und meldet es, wenn eine zuvor gültige ungültig wird.
Anzahlung mit innergemeinschaftlicher Lieferung
Eine Anzahlungs- oder Abschlagsrechnung mit innergemeinschaftlicher Lieferung braucht in der E-Rechnung einen Lieferzeitpunkt (BR-IC-11), sonst lehnen Empfängersysteme sie ab. Das Programm verlangt deshalb den voraussichtlichen Leistungszeitraum, im Import in den Spalten „leistung_voraussichtlich“ und „leistung_voraussichtlich_bis“.
Eigene Texte werden nicht übersetzt
Nur feste Programmtexte folgen der Rechnungssprache. Positionsbezeichnungen, Kopf- und Fußtext und Lieferbedingungen, die Sie selbst eintragen, bleiben unverändert, für englische Rechnungen brauchen Sie also englische Bezeichnungen. Die Zahlungsbedingungen im Profil lassen sich getrennt für Deutsch und Englisch hinterlegen.
Die Automatik ist ab Werk aus
Der Profilschalter „Rechnungssprache automatisch nach Land des Kunden“ ist zunächst ausgeschaltet. Eine Spracheinstellung am Geschäftspartner geht der Automatik vor. Über die Schnittstelle bleibt eine Rechnung ohne invoice.language deutsch.
Nur Deutsch und Englisch
Kunden in Frankreich, Spanien oder Italien bekommen mit der Automatik Englisch, nicht ihre Landessprache. Weitere Rechnungssprachen gibt es nicht.
Fremdwährung und Kurs
Rechnet ein Aussteller mit Sitz in Deutschland nicht in Euro ab, muss die Umsatzsteuer zusätzlich in Euro ausgewiesen werden, dafür ist ein Umrechnungskurs Pflicht. Ist kein amtlicher Kurs abrufbar, tragen Sie ihn von Hand ein, sonst lehnt die Prüfung die Rechnung ab. Amtliche Kurse gibt es nur mit Euro als Steuerwährung.
Preis
Im Credit-Modell kostet eine englische Rechnung 1 Credit, genauso viel wie eine deutsche. Aufschläge gibt es nur für optionale Zusätze wie eine eigene Word-Vorlage oder das Echtheitssiegel. Credits gibt es ab 9,00 EUR netto für 100 Credits, sie verfallen nicht, und zum Start gibt es 10 Gratis-Credits.
Häufige Fragen: E-Rechnung auf Englisch
Kann ich eine Rechnung auf Englisch erstellen, und wird auch das XML englisch?
Ja. Die Rechnungssprache wählen Sie je Rechnung, je Geschäftspartner, per Importspalte oder automatisch nach Kundenland. Das PDF erscheint dann auf Englisch. Im eingebetteten XML stehen die festen Texte zu Zahlungsbedingung, Skonto, Steuerbefreiung, Rabatt und Zuschlag ebenfalls auf Englisch. Ihre eigenen Freitexte bleiben unverändert, Codes wie VATEX-EU-IC ohnehin.
Wie bekommen Kunden im Ausland automatisch englische Rechnungen?
Schalten Sie im Profil „Rechnungssprache automatisch nach Land des Kunden“ ein. Kunden außerhalb von Deutschland, Österreich, der Schweiz, Liechtenstein und Luxemburg bekommen dann Englisch, sofern am Geschäftspartner keine eigene Sprache steht. Beim Import gilt dieselbe Regel, die Spalte „sprache“ geht ihr vor.
Welche Steuerregelung gilt für meine Lieferung ins Ausland?
Das entscheiden Sie mit Ihrem Steuerberater, das Programm nimmt Ihnen die steuerliche Beurteilung nicht ab. Zur Auswahl stehen innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse-Charge, Ausfuhrlieferung, nicht steuerbar, sonstige Steuerbefreiung nach § 4 UStG und Nullsatz. Das Programm prüft zu jeder Regelung die Pflichtangaben und lehnt eine Rechnung mit 0 % an einen Kunden im Ausland ab, solange unter „Standard“ keine Regelung gewählt ist.
Wo trage ich Incoterms, EORI-Nummer und Lieferort ein?
Incoterms stehen im Feld Lieferbedingungen der Rechnung (Freitext, bis 300 Zeichen), alternativ am Geschäftspartner oder in der Importspalte „lieferbedingungen“. EORI- und AEO-Nummer tragen Sie im Profil ein, sie erscheinen in der Fußzeile des PDF, nicht im XML. Eine abweichende Lieferanschrift tragen Sie in der Rechnung ein, sie steht in PDF und XML.
Kann ich Kunden in bestimmten Ländern eine andere Bankverbindung zeigen und in Fremdwährung abrechnen?
Ja. Zu jeder Bankverbindung hinterlegen Sie Länder, in denen sie zusätzlich auf Rechnung, im XML, auf der Zahlseite und im Siegel erscheint. Für Fremdwährungen setzt das Programm den amtlichen EZB-Kurs ein, als Tageskurs oder Monatsdurchschnitt, je nach Einstellung im Profil, und weist Quelle und Kursdatum auf dem Beleg aus.
Muss ich Kunden im Ausland eine E-Rechnung schicken?
Dazu geben wir keine Rechtsauskunft, es hängt vom Land Ihres Kunden ab. Technisch ist die Rechnung ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML nach EN 16931: Ihr Kunde sieht ein normales PDF, ein System mit E-Rechnungs-Anschluss liest das XML. Ob Ihr Kunde eine bestimmte Form verlangt, klären Sie am besten mit ihm.
Weiterführend
E-Rechnungen auf Englisch für Ihre Auslandskunden
Kostenlos starten, 10 Vorgänge gratis. Keine Kreditkarte.
Loslegen