E-Rechnung aus Excel, CSV oder ERP-Export erstellen
Ihr ERP oder Ihre Buchhaltung kann kein ZUGFeRD und keine XRechnung, Sie haben die Rechnungsdaten aber als Excel- oder CSV-Export? Laden Sie die Datei hoch, kontrollieren Sie die Vorschau, und für jede Rechnung entsteht ein ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
So funktioniert es
Absender, Bankverbindung und Steuerangaben stehen im Profil. Der Absender einer Rechnung kommt immer von dort, nie aus der Datei. In der Oberfläche startet der Import erst, wenn das Profil vollständig ist.
Unter „Aus Datei erstellen“ laden Sie eine Excel-, LibreOffice- oder CSV-Datei hoch (bis 10 MB). Eine Zeile je Position, Zeilen mit derselben Rechnungsnummer gehören zu einer Rechnung. Eine Importvorlage mit allen Spalten gibt es dort zum Herunterladen.
Sie sehen die erkannten Rechnungen mit Positionen und Summen, die zugeordneten Spalten und etwaige Fehler mit Blatt und Zeilennummer. Bis hierhin ist nichts erzeugt und nichts abgebucht. Zu jeder Rechnung gibt es eine Detailansicht.
Bis 10 Rechnungen entstehen sofort, ab 11 läuft die Erzeugung im Hintergrund, eine Statusseite zeigt den Fortschritt. Alle PDFs laden Sie danach als ZIP herunter. Jede Rechnung ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem ZUGFeRD-XML.
Das eingebettete XML wird beim Erzeugen mit dem KoSIT-Validator geprüft. Besteht es die Prüfung nicht, steht dazu ein Hinweis beim Import, die Rechnung entsteht trotzdem. Lesen Sie die Hinweise deshalb nach jedem Lauf. Zur Gegenkontrolle können Sie jede Datei kostenlos auf der Seite E-Rechnung prüfen hochladen.
Was genau unterstützt wird
Excel, LibreOffice, CSV, XML
Gelesen werden Excel (.xlsx, .xls), LibreOffice (.ods) und CSV mit Semikolon, Komma oder Tab als Trennzeichen. Dazu kommen fertige E-Rechnungen als XML (ZUGFeRD und Factur-X als CII, XRechnung als CII oder UBL) und ZIP-Dateien mit mehreren Dateien. Excel-Dateien werden in einem abgeschotteten Container gelesen, Formeln liefern ihren berechneten Wert, Makros werden nie ausgeführt.
102 bekannte Spalten, großzügig erkannt
Pflicht sind nur Rechnungsnummer, Kunde, Position und Einzelpreis (oder Netto). Spaltennamen werden ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung, Satzzeichen und Umlaute erkannt, auch englische Namen wie „Invoice No“ oder „Customer“. Die Kopfzeile darf unter Titelzeilen stehen.
Eine Zeile je Position
Zeilen mit derselben Rechnungsnummer ergeben eine Rechnung, eine Folgezeile ohne Nummer gehört zur vorigen. Empfänger, Zahlung und Lieferanschrift dürfen in jeder Zeile stehen, die erste Zeile je Rechnung zählt.
Keine Rechnungsnummer doppelt
Eine Rechnungsnummer, die in Ihrem Konto schon vergeben ist, wird nicht erneut erzeugt. Die Vorschau meldet das vorab, ebenso eine Nummer, die im selben Import mehrfach vorkommt: Dann entsteht nur die erste.
Kunden und Artikel aus Ihrem Bestand
Mit einer Kundennummer ergänzt der Import fehlende Empfängerdaten aus dem Geschäftspartner, mit einer Artikelnummer kommen Preise aus dem Katalog. Zahlen im deutschen und englischen Format werden gelesen, ebenso Prozentangaben wie „10 %“ beim Nachlass.
Steuerregelung, Sprache, Währung
Es gibt Spalten für Steuerregelung, Rechnungssprache, Währung und Kurs, Lieferbedingungen (zum Beispiel Incoterms) und die Lieferanschrift. Mehr dazu auf der Seite E-Rechnung auf Englisch und für Kunden im Ausland.
Auch ohne Tabellenform
Haben Sie Rechnungen bisher in Excel geschrieben, mit Briefkopf, Empfängerblock und Positionstabelle, wird die Datei ausgelesen und zur Kontrolle in der Rechnungsmaske geöffnet. Reicht die Erkennung nicht, bietet die Oberfläche eine KI-Zuordnung für 10 Credits an, nur nach Ihrer Bestätigung und mit Verarbeitung in der EU.
Dieselbe Funktion per API
POST /v1/import nimmt dieselben Dateien an. Die Vorschau ist kostenlos. Beim Erzeugen kommt bis 50 Rechnungen das ZIP direkt zurück, darüber läuft ein Hintergrundlauf. Einzelheiten stehen in der Dokumentation.
Typische Fallen bei Excel- und CSV-Importen
Spaltennamen werden nicht erkannt
Eine Datei gilt als Tabelle, wenn ihre Kopfzeile alle vier Pflichtangaben (Rechnungsnummer, Kunde, Position, Preis) unter bekannten Namen enthält. Sonst behandelt der Import sie als einzelne Rechnung im freien Layout und bietet bei Bedarf die KI-Zuordnung an, statt eine Tabelle zu lesen. In einer erkannten Tabelle steht alles Nichtzugeordnete in der Vorschau unter „Nicht zugeordnet“, jede erkannte Spalte mit ihrem Zielfeld. Bei einem Zeilenfehler wird die betroffene Rechnung nicht erzeugt, die übrigen schon.
Dezimalzeichen und Tausenderpunkte
Zahlen wie 120,50 und 120.50 werden beide richtig gelesen, ebenso 1.234,56 und 1,234.50, denn das letzte Trennzeichen gilt als Dezimalzeichen. Ein einzelner Punkt gilt aber als Dezimalpunkt, auch vor drei Ziffern: Aus 1.500 wird 1,5. Tausenderpunkte erkennt der Import nur, wenn es mehrere gibt (1.234.567) oder zugleich ein Komma vorkommt. Das betrifft jeden Zahlenwert, der als Text ankommt, etwa in CSV-Dateien. Kontrollieren Sie deshalb in der Vorschau die Summen.
Datumsformate
Gelesen werden TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT und Excel-Datumsnummern. Bei Schrägstrich oder Bindestrich als Trenner gilt zuerst Tag, Monat, Jahr, erst wenn das nicht passt, Monat, Tag, Jahr. Ein Datum wie 03/04/2026 wird also als 3. April gelesen. Ein ungültiges Datum wie der 31.02. führt zu einem Fehler in dieser Zeile.
Führende Nullen
Excel macht aus der Postleitzahl 03046 die Zahl 3046. Bei Land Deutschland oder ohne Länderangabe ergänzt der Import die fehlende Null bei vierstelligen Postleitzahlen, bei anderen Ländern bleibt die Angabe, wie sie ist. Kunden- und Artikelnummern mit führenden Nullen formatieren Sie in Excel am besten als Text.
Zeichensatz bei CSV
Excel speichert „CSV (Trennzeichen-getrennt)“ in Windows-1252 und „CSV UTF-8“ in UTF-8. Der Rechnungsimport erkennt beides, Umlaute, ß und das Eurozeichen kommen richtig an. Auch „Unicode-Text“ aus Excel (UTF-16) wird gelesen. Sie müssen nichts umstellen.
Rabatte und Zeilennetto
Enthält der Export je Position einen Einzelpreis und ein niedrigeres Zeilennetto, aber keine Rabattspalte, weist der Import die Differenz als Positionsrabatt aus. So steht auf der Rechnung nicht ein Listenpreis neben einem unerklärten kleineren Zeilenbetrag. Mit einer eigenen Rabattspalte gilt, was dort steht.
Mehrere Blätter, große Dateien
Je Lauf wird ein Blatt gelesen, das erste mit erkannter Kopfzeile. Enthält ein weiteres Blatt ebenfalls eine Tabelle, meldet die Vorschau, dass es ignoriert wurde. Mehr als 20.000 Zeilen je Tabelle nimmt der Import nicht an, teilen Sie die Datei dann auf.
Preis
Im Credit-Modell kostet eine Rechnung 1 Credit. Bei Excel- und LibreOffice-Dateien (.xlsx, .xls, .ods) kommen 2 Credits je Datei für die Umwandlung dazu, bei CSV und XML nicht. Die Vorschau ist kostenlos, ebenso das Öffnen einer einzelnen Excel-Rechnung in der Maske. Eigene Word-Vorlage und Echtheitssiegel sind optional und kosten einen Aufschlag. Credits gibt es ab 9,00 EUR netto für 100 Credits, sie verfallen nicht, und zum Start gibt es 10 Gratis-Credits.
Häufige Fragen: E-Rechnung aus Excel und CSV
Brauche ich eine feste Vorlage für meine Excel- oder CSV-Datei?
Nein. Pflicht sind nur Rechnungsnummer, Kunde, Position und Einzelpreis (oder Netto). Spaltennamen werden großzügig erkannt, auch englische. Wenn Sie sehen wollen, welche Spalten es gibt, laden Sie nach der Registrierung unter „Aus Datei erstellen“ die Importvorlage herunter. Eine Übersicht aller Spalten steht auch in der Dokumentation.
Welche Dateien kann ich hochladen, und wie groß dürfen sie sein?
Excel (.xlsx, .xls), LibreOffice (.ods), CSV und fertige E-Rechnungen als XML, außerdem ZIP-Dateien mit mehreren davon. Eine Datei darf bis zu 10 MB groß sein, eine Tabelle hat höchstens 20.000 Zeilen. Größere Mengen teilen Sie auf mehrere Dateien auf.
Was passiert, wenn ich dieselbe Datei zweimal hochlade?
Rechnungsnummern, die in Ihrem Konto schon vergeben sind, werden nicht erneut erzeugt, die Vorschau zeigt das vorab als Meldung. Zeilen mit noch freien Nummern werden dagegen erzeugt, Sie können eine Datei also auch ergänzen und erneut hochladen.
Kann ich aus Excel auch XRechnungen für Behörden erzeugen?
Ja, mit der Spalte „profil“ und dem Wert xrechnung. Für XRechnung verlangt das Programm vor dem Erzeugen zusätzlich die Leitweg-ID (Spalte „leitweg_id“), E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Verkäufers, die E-Mail-Adresse des Kunden und eine IBAN. Fehlt etwas davon, meldet die Vorschau es als Fehler.
Meine Excel-Datei ist selbst eine Rechnung, keine Tabelle. Geht das?
Ja. Eine Excel-Datei im freien Layout (Briefkopf, Empfänger, Positionstabelle) wird ausgelesen und zur Kontrolle in der Rechnungsmaske geöffnet, das kostet nichts. Ist die Struktur nicht eindeutig erkennbar, bieten wir die KI-Zuordnung für 10 Credits an. Sie läuft nur nach Ihrer Bestätigung, die Verarbeitung findet in der EU statt.
Kann ich den Import aus meinem System heraus anstoßen?
Ja, über die Schnittstelle POST /v1/import. Sie nimmt dieselben Dateien an wie die Oberfläche. Im Standardmodus „preview“ erhalten Sie kostenlos die erkannten Rechnungen als JSON, mit „generate“ entstehen die ZUGFeRD-PDFs. Bei Validierungsfehlern wird nichts erzeugt, die Antwort enthält dann die Liste der Fehler. Einzelheiten stehen in der Dokumentation.
Weiterführend
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